Backup dữ liệu mail lưu trên server về máy tính bằng Outlook (2007, 2010, 2013-2016) thiết lập POP3.

Theo thói quen của đa số người dùng thường sử dụng gửi/nhận/check email trực tiếp trên giao diện webmail (gửi/nhận/check mail trực tiếp trên server).

Tuy nhiên, Thói quen này sẽ có rủi ro thất thoát dữ liệu khi có sự cố bất khả kháng hoặc người dùng lỡ tay xóa thư thì khó có thể lấy lại được dữ liệu đó đầy đủ.

Tại bài viết này, Tenten xin hướng dẫn bạn lưu trữ thư về máy tính cá nhân để bảo lưu dữ liệu mail an toàn trong thời gian sử dụng bằng việc sử dụng ứng dụng OUTLOOK thiết lập POP3.

Dưới đây là các phần hướng dẫn của từng phiên bản Outlook (2007, 2010, 2013, 2016) để bạn tiến hành backup dữ liệu về máy tính của bạn.

1. Click vào menu tab Tools và sau đó chọn Account Settings...

2. Một cửa sổ mới xuất hiện, Người dùng click vào nút New trên thanh tab email ...

3. Người dùng click vào ô tùy chọn Manually configure server settings or additional server types và sau đó click vào nút Next...

4. Lựa chọn tùy chọn Internet E-mail và click vào nút Next...

5. Một cửa sổ chứa các mục thông tin cấu hỉnh tài khoản sẽ hiện ra, người dùng bổ sung các thông tin của tài khoản cần cấu hình, có thể tham khảo mẫu hình ảnh minh họa bên dưới và xem các chú thích diễn giải các đề mục sau để bổ sung các thông tin chính xác cho việc cấu hình tài khoản.

• Your Name: Họ và Tên của bạn, bạn nên nhập đầy đủ tuy nhiên khuyến cáo không nên gõ dấu tiếng việt ở đây
• Email Address: Địa chỉ email của bạn được quản trị cấp, ví dụ: user@domain.com
• Account Type: POP3
• Incoming Mail server và Outgoing Mail server: Địa chỉ máy chủ gởi và nhận email điền: mail.domain.com (trong đó domain.com là tên miền của Quý khách. Vd: tên miền là abc.com thì Quý khách để là: mail.abc.com)
• User Name: Chính xác là Email Address bạn đã nhập ở trên
• Password: Mật khẩu được quản trị cấp

Sau khi điền đầy đủ thông tin và click More Setting, thực hiện theo hướng dẫn sau:

Ở tab Outgoing Server tab, click chọn option My outgoing server (SMTP) requires authentication.

Ở tab Advanced, click chọn các option như hình mình họa, bao gồm:

This server requires an encrypted connection (SSL).

Lựa chọn sang giao thức SSL trong mục Use the following type of encrypted connection Điều chỉnh cổng kết nối Outgoing server (SMTP) với giá trị là 465

và sau đó click vào OK. Tiếp theo, Click vào nút Next.

Outlook sẽ kiểm tra cấu hình kết nối tài khoản với giao thức POP. Sau khi kết thúc kiểm tra và không ghi nhận lỗi gì, người dùng click vào nút Close.

6. Click on Finish to complete the account setup.

1: Bật Outlook 2010 từ máy tính.

Nhấn nút Next để chuyển sang bước 2.

2: chọn Yes và nhấn Next

3: Chọn  Manually configure server settings or additional server types. Sau đó click chọn Next

4: Chọn Internet Email và click chọn Next

5: Điền các thông tin email
 

6: Sau khi điền các thông tin email, Click chọn More Setting để cài đặt. Chọn tab Outgoing Server và tích chọn ô My outgoing server (SMTP) requires authentication 

7: Chuyển sang tab Advanced,

This server requires an encrypted connection (SSL).

Lựa chọn sang giao thức SSL trong mục Use the following type of encrypted connection Điều chỉnh cổng kết nối Outgoing server (SMTP) với giá trị là 465

Click chọn Leave a copy of messages on the server

Sau đó click chọn OK để lưu lại các thông tin vừa cài đặt

8: Click chọn Next

9: Cửa sổ Test Account Setting xuất hiện. Test Account Setting là chế độ test việc thông tin cấu hình mail và gửi mail. Nếu thành công sẽ xuất hiện như hình bên dưới.

10: Click Finish để hoàn tất việc cài đặt và bắt đầu sử dụng Outlook

1: Đăng nhập vào Outlook -> Kích vào File

2: Chọn Add Account

3: Trong cửa sổ Add New Account chọn Manually configure....

Tiếp tục chọn Next 

4: Tại cửa sổ Choose Service chọn POP or IMAP

5: Điền vào các thông tin cấu hình tài khoản theo chú thích dưới đây:

• Your Name: Họ và Tên của bạn, bạn nên nhập đầy đủ tuy nhiên khuyến cáo không nên gõ dấu tiếng việt ở đây
• Email Address: Địa chỉ email của bạn được quản trị cấp, ví dụ: user@domain.com 
• Account Type: POP3
• Incoming mail server: mail.domain.com (Nếu domain của Quý khách là abc.com thì Quý khách để là mail.abc.com)
  Outgoing mail server: mail.domain.com 
• User Name: Chính xác là Email Address bạn đã nhập ở trên
• Password: Mật khẩu được quản trị cấp

Sau khi điền đầy đủ thông tin và click More Setting, thực hiện theo hướng dẫn sau:

• Ở tab Outgoing Server, bạn đánh dấu vào lựa chọn My outgoing server (SMTP) requires authentication. Đánh dấu chọn Use same settings as my incoming mail server.  
• 
• Click sang tab Advanced, Điều chỉnh các thông tin như mẫu tham khảo dưới đây:

* Chú ý: Quý khách cần chọn option "Leave a copy of message on the server " (Nghĩa là để lại một bản sao của tin nhắn trên máy chủ)  và chọn option "Remove from server after 14 day" (Nghĩa là bỏ dữ liệu mail khỏi máy chủ lưu trữ sau 14 ngày - nhằm mục đích giải phóng dữ liệu không gây đầy dung lượng email server).

• Sau khi điều chỉnh các thông số cấu hình Outlook Client theo mẫu hướng dẫn, người dùng dùng nhấn nút OK.
• Người dùng nhấn nút Test Account Settings để xem kết quả cài đặt. Trong trường hợp nhận thấy có báo lỗi, bạn nên liên hệ kỹ thuật để khắc phục ngay lúc này.
• Nhấn nút Next và nhấn tiếp Finish. Bạn đã hoàn thành cấu hình Email Client với giao thức POP3 trên Outlook.

Trên đây là các nội dung mà Tenten hướng dẫn Quý khách backup email của mình về máy tính. Chúc Quý khách ngày làm việc hiệu quả.