Trang chủ > Tổng đài ảo ZFone > 3.4. Hàng đợi

3.4. Hàng đợi

Trong ZFone, một hàng đợi có thể quản lý các cuộc gọi đến từ các khách hàng hoặc gọi đi từ Người dùng. Một hàng đợi bao gồm một nhóm các Người dùng xử lý cuộc gọi của khách hàng trong hàng đợi.

Hệ thống này cho phép chuyển tiếp một số cuộc gọi đang chờ cho Người dùng tiếp theo trong hàng đợi. Các cuộc gọi được chuyển hướng đến các Người dùng đầu tiên có sẵn để giảm sự chờ đợi của khách hàng.

a, Tạo hàng đợi mới

Để tạo một hàng đợi mới, Người dùng nhấn nút “Tạo mới” trên màn hình Quản lý hàng đợi

Lúc này sẽ xuất hiện 1 cửa sổ mới để cài đặt các thông số cho hàng đợi:

b, Tổng quan:

+ Hình đại diện: Hình đại diện của hàng đợi giúp cho người sử dụng dễ dàng nhận biết.

+ Tên hàng đợi: Nhập tên của hàng đợi.

+ Lịch làm viện: Chọn lịch làm việc của hàng đợi mà khách hàng có thể gọi đến. Ngoài những giờ này các cuộc gọi của khách hàng sẽ được chuyển vào hộp thư thoại. Người dùng có thể tùy chỉnh giờ làm việc bằng cách nhấn vào nút   . Một cửa sổ "Tạo một giờ mở cửa mới" sẽ mở ra và cho phép người dùng điền các thông tin cần thiết cho các tuỳ biến của lịch làm việc mới.

+ Người gọi có thể để lại tin nhắn trong trường hợp không có ai trả lời.

+ Gửi email thông báo tới các địa chỉ khi có thư thoại: Người sử dụng cài đặt các địa chỉ email để nhận các tin nhắn thoại.

+ Ghi âm tất cả các cuộc gọi trong hàng đợi này: Chọn kích hoạt hoặc vô hiệu hóa ghi âm cuộc gọi cho phép người dùng nghe các lại các cuộc gọi từ khách hàng trong tranh chấp hoặc khiếu nại của khách hàng.

+ Mức ưu tiên: Có 5 mức độ: Rất cao, Cao, Trung bình, Thấp, Rất thấp. Độ ưu tiên cao hơn thì sẽ được xử lý trước.

c, Âm thanh hàng đợi:

+ Khi có cuộc gọi đến: Có 3 lựa chọn: Trả lời cuộc gọi và chạy lời chào, Không chơi nhạc chờ (và không thông báo lý do nếu không tìm được agent), Không chơi nhạc chờ nhưng thông báo lý do nếu không có agent.

+ Lời chào: Tải lên/ghi âm một lời chào khách hàng khi thực hiện một cuộc gọi.

+ Nhạc chờ kết nối: Tải lên/ghi âm nhạc chờ cho khách hàng trong lúc chờ kết nối

+ Nhạc chờ giữ máy: Tải lên/Ghi âm nhạc chờ cho khách hàng trong lúc chờ đợi giữa cuộc gọi.

+ Thông báo khi gọi ngoài giờ làm việc: Tải lên/Ghi âm tin nhắn thông báo ngoài giờ làm việc của hàng đợi.

+ Thông báo khi tất cả các máy đều bận: Tải lên/Ghi âm thông báo đến khách hàng khi tất cả Người dùng trong hàng đợi đều bận.

d, Tổng đài viên

Cho phép quản trị viên xem danh sách các Người dùng hiện có trong hàng đợi. Chỉ các điện thoại viên nằm trong danh sách này mới được tham gia nhận cuộc gọi đến hoặc đi từ hàng đợi này

 

e, Lịch sử: Hiển thị thông tin thay đổi, thêm mới cập nhật của hàng đợi